为加强校（院）档案工作，提高档案管理水平，推进校（院）档案工作制度化、规范化、标准化和信息化建设，根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等法律法规，结合校（院）工作实际，制定本规定。

第一章 总 则

第一条 本规定所称档案，是指校（院）各部门在从事党政管理、教学、科研、基本建设、经济核算、设备管理等活动中直接形成并积累下来的，对校（院）和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第二条 档案工作是维护校（院）历史面貌的主要事业，应纳入校（院）发展的整体规划，加强对档案工作的领导与管理，在人员编制、档案库房、管理设施和经费等方面予以保障。

第三条 档案工作的方针是科学规划、依法管理、逐步推进档案信息化建设，充分发挥档案的信息递延效应。

第四条 档案工作人员必须认真学习并贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，忠于职守，加强业务学习，严格执行国家的保密制度，确保校（院）档案安全与完整。

第二章 档案工作人员职责

第五条 档案工作由校（院）办公室统一负责，配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担校（院）档案业务工作，档案工作人员应为正式在编人员，且政治可靠、具备胜任岗位要求的工作能力；各部门应根据工作需要配备兼职档案人员，并保持人员相对稳定。

第六条 办公室专职档案管理员的岗位职责：

（一）档案收集。及时完整收集全校性专业档案；向活动当事人催缴需归档的文件材料；接收各部门的立卷档案；收集需存档的其他有关材料。

（二）档案整理。按照规范化、标准化要求，科学分类、组卷、鉴定、整理、编目、装订、排列档案并编制目录，对重要档案建立双套制卷。

（三）档案统计。认真做好每年档案立卷数量、库存数量、档案接收、借阅、移交、保管等情况的统计工作，并按期向省档案局报送《档案工作基本情况统计年报》等材料。

（四）档案保管。做好档案库房的安全保密工作，定期对档案保管的状况进行全面检查。掌握档案登记手续，每学期末及时收回全部出借档案。

（五）档案利用。熟悉档案的库藏情况。编制必要的检索工具和参考资料。

（六）档案数字化建设。积极开展档案数字化建设，加快传统载体档案的数字化转换工作，用现代技术提高档案的利用价值。

（七）做好业务联系和指导工作。加强与省委办公厅、省档案局等业务部门的联系，及时制定修改校（院）的档案管理办法、工作计划、规章制度、岗位职责等。

第七条 各部门兼职档案员的岗位职责：

负责收集本部门具有保存价值的各种档案材料；根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求，对材料进行科学分类、组卷，切实做好档案的收集、整理、立卷、编目、装订等归档工作，协助校（院）档案室共同做好校（院）的档案工作。

第三章  档案的收集整理

第八条 文件材料归档范围：凡记载和反映校（院）主要职能活动情况及基本历史面貌的文件材料，具有查考利用价值的各种门类和载体的历史记录，均需立卷归档。主要是：

（一）上级机关的文件材料。和校（院）工作有关并需了解贯彻执行的各种文件材料；各级领导视察检查校（院）工作的重要指示、讲话、题词等文件材料；代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本等。

（二）校（院）形成的文件材料。校（院）颁发的各类正式文件的签发稿、印制稿及底稿；校（院）委及主持召开的各种会议记录；校（院）召开各种会议的文件材料；校（院）制定的各项规章制度以及反映本校机构设置、干部任免、人员编制、启用印信及其历史沿革、大事记、年鉴、重要活动事件的文件材料；校（院）在教学科研活动中涉及人事、职称、行政、基建、后勤、财务等工作中形成的文件材料；校（院）各职能部门形成的工作计划、总结、报告、统计报表、财务报告等文件材料；反映校（院）工作的简报、校（院）发行编辑的出版物；与上下级机关来往的请示、批复等文件材料；对市县党校进行指导、督查的重要文件材料；重要的群众来信、来访材料及人大、政协对校（院）的建议材料等。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料。颁发的需要校（院）执行的法规性文件材料；对校（院）工作检查中形成的重要文件材料；与校（院）联系、协商工作中产生的重要来往文件材料。

（四）市、县党校报送的文件材料。市、县党校报送的请示（有我校批复）材料及重要工作总结、报告、统计报表等。

第九条 文件材料的归档期限：

（一）各部门兼职档案员按规定做好本部门年度档案材料的收集整理工作，并于次年3月底前，将整理好的案卷移交校（院）档案室。

（二）教学档案以班为单位，按毕（结）业年为归档之年。

（三）基建档案和科研档案应在此项工程（课题）完成之后立卷归档。

（四）会计档案由财务部门按照要求进行整理立卷，编制案卷目录，定期将会计档案连同目录移交校（院）档案室保管。

第十条 文件材料的归档要求：

（一）归档文件材料要齐全完整，无涂改痕迹。已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档。

（二）归档文件材料要遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷。

（三）归档文件材料用纸规范，书写字迹清晰，不能使用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具。

（四）案卷标题要简明确切，编制卷内目录应符合规范要求。

第四章 档案的保管利用

第十一条 档案保管应建立在科学管理的基础上，逐步实现档案管理的科学化、规范化、现代化。

（一）非档案工作人员未经许可，不得随意进入档案库房。

（二）档案库房应配置防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防尘、防高温、防污染等防护工作。最大限度地延长档案的使用寿命。

（三）库房存放的档案，要定期进行仔细清点和登记，原则上当天借当天归还，对特殊借用7天以上的档案要及时催还或办理续借手续。

（四）定期对档案保管及电子档案的读取状况进行检查，发现问题应当及时处理，按规定进行载体转换和备份，并建立检查和处理情况台帐。

（五） 应根据档案的载体不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应确保实体安全和信息安全。

第十二条 应积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度。校（院）档案室所保管的档案是现行档案，主要是为校（院）教学科研工作和全校教职工服务，不属于开放范围。档案室应根据档案的保密要求，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

（一）因工作需要需借阅校（院）档案者，应按规定填写《档案借阅登记表》，使用后及时归还档案室或办理续借手续。

（二）查阅密级档案及有关会议记录，应由校（院）分管领导及办公室主任批准方可查阅，不提供外借，不准摘抄、拍照、复印，不得擅自扩大利用范围。

（三）外单位需利用我校（院）档案需经校（院）办公室主任批准、分管副校（院）长审定，凭单位介绍信写明查阅档案的目的、用途等内容，并在机要室内查阅，一律不外借。

（四）本校（院）毕业生查阅、复制其本人的学籍档案材料，需研究生处工作人员凭毕业证书及有效证件，方可进行。

（五）查阅档案资料内容限在工作范围之内，不得查阅、私摘超越工作范围的档案材料。

（六）查阅、借阅档案必须确保档案的安全，不得转借、涂改、圈点、折页和撕页。情节严重者，将根据《档案法》追究相关责任。

（七）复制档案必须经档案管理人员许可，不得擅自复制。

第五章 违法违纪处理

第十三条 有下列违法违纪行为的，其负有责任的单位领导和直接责任人，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担相应的法律及纪律责任。

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；

（二）拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的；

（三）出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的；

（四）利用职务之便，将所保管的档案据为己有的；

（五）因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的；

（六）擅自销毁档案的；

（七）涂改、伪造、窃取档案的；

（八）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

（九）擅自提供、抄录、复制档案的；

（十）法律法规规定的其他档案违法违纪行为。

第六章 附 则

第十四条  本规定由校（院）办公室负责解释，自公布之日起施行。